分类保存蔬菜种质材料的系统资料。如各项调查的文字、图表、幻灯片、录相片和实物标本等。可输入电子计算机贮存，供检索查阅。

档案内容包括：①考察搜集以前参阅的有关资料及考察搜集时在产地的调查记载；②对搜集的各种蔬菜种质材料进行的编号，登记，定点栽培观察时的调查记载，性状鉴定记录和总结评价等资料；③照片、幻灯片、录相片，绘制的图片、表格，浸泡或压制的实物标本和干种子样品等；④蔬菜种子贮入种质库的保存记录或多年生、无性繁殖材料在栽培保存圃的记录资料；⑤利用电子计算机建立的蔬菜种质材料数据库；⑥其他资料如定期编制的蔬菜种质材料交换目录等。

档案的编制有如下几项：①汇总整理考察搜集以前查阅的有关蔬菜种质资料及考察搜集时得到的蔬菜种质概况，包括考察搜集地区生长的蔬菜种类、品种及其产地分布，产地的气候、土壤、海拔高度等自然生态条件，各种蔬菜种质材料在产地的播种育苗、生长和收获季节以及产量、品质和食用价值、用途等。②编制蔬菜种质材料的名称代号。收到材料后应进行编号登记，可用当年年代数字加上收到先后的次序数字编成登记号，再按种质材料正式入档要求，编列永久号，即由种质材料所属的蔬菜种类代号加材料按产地来源等排列的顺序号组成。当种质材料贮入种质库时，还要编制入库保存号，由所属农作物类别（蔬菜类）的代号（～Ⅱ）加蔬菜农业生物学分类的类别代号，再加种质材料永久号组成。③建立蔬菜种质材料登记本及登记卡。种质材料编号后立即应在登记卡上按项目登记，并同时在登记本上按材料收到日期的先后顺序逐项进行登记。主要记载项目为：材料收到日期，所属种类（附拉丁学名）、品种名称、来源、产地、搜集途径（包括搜集日期及搜集人名）、种子量、种子外观品质（色泽、饱满度、千粒重、有无伤残及病虫害等）和备注。每一份蔬菜种质材料单独建立登记卡片，卡片上记载项目除登记本上所记的各项外，应加记材料在产地的主要性状表现及用途等。登记卡可按种质材料所属蔬菜类别、种类及登记号顺序排列，便于检索查阅。④建立蔬菜种质材料栽培观察原始记录本及性状记载卡。在原始记录本上应记载：材料登记号、永久号、保存号、品种名称、所属种类（附拉丁学名）、栽培地点、时间、栽培方法和面积，并重点记载材料的植物学性状和主要生物学特性、产量、品质、主要营养成分和用途等项目。重点调查记载的项目因种类而异。为便于检索查阅，可按记载项目分立原始记录本，整理后转录在性状记载卡上；每份种质材料单独建立卡片，以反映其特征、特性和用途等。其他地区引种栽培同一种质材料时的性状表现和利用情况，应另立其他地区引种性状记载卡。⑤拍摄照片、幻灯片、录相片、绘制图片、表格，浸泡或压制实物标本和制备干种子样品等资料。在考察搜集时要拍摄种质材料在产地野外或田间的生长情况及附近生态环境的照片或幻灯片、录相片；于种质材料生长盛期和产品采收盛期要拍摄全株及主要食用器官的照片或幻灯片、录相片，必要时绘制部分特征图或表，以显示其形态特点；名（名产蔬菜）、特（地方特产）、优（优良品种蔬菜）、稀（蔬菜稀有品种）材料，应取全株或选择其重要形态特征部位，浸泡或压制标本，并制备每份材料的干种子样品，供观察研究用。⑥建立种质库的种子保存目录、保存记录卡及多年生或无性繁殖材料保存圃的目录及栽培保存记录卡。种质库种子保存目录及在保存圃的栽培保存材料目录，记载每份蔬菜种质材料的名称，所属种类（附拉丁学名），材料搜集登记号、永久号、保存号，搜集地点、时间，材料原产地，植株和主要食用器官的特征，食用品质、风味、用途，栽培季节，抗逆性，抗病、虫性，贮运性及单位面积产量等内容。每份种质材料的保存记录卡，主要记载：材料的名称，所属种类（附拉丁学名），入库或入圃的时间，种子或植株数量，种子外观品质及入库时的发芽率和发芽势或入圃时植株大小和生长状态，种子包装条件及种质库内温、湿度条件或保存圃的气候、土壤、水分、肥力及病虫害发生条件，以及每年或定期检测的种子发芽率、发芽势或栽植保存材料的生长情况等。⑦建立蔬菜种质材料的数据库系统。主要包括数据库的建立和应用程序的开发。首先，将种质材料的各项记载资料进行标准化、规范化处理，输入电子计算机，建成种质材料数据库；然后，根据数据特点编制相应的数据管理程序，以利于种质数据资料的管理、查阅，进行各类性状的综合分析研究及种质的应用、开发等。⑧编制其他资料。在上述各项种质资料基础上，根据工作需要可再编制其他有关蔬菜种质的资料或材料，如定期编制蔬菜种质材料交换目录，可为蔬菜种质材料的交流、引种利用和合作研究等提供服务。